Trung tâm đăng ký visa Hàn Quốc (viết tắt là "Trung tâm") bảo vệ thông tin cá nhân và quyền lợi của người dùng theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân, đồng thời xây dựng chính sách với nội dung như sau để có thể xử lý tốt những vấn đề của người dùng liên quan đến thông tin cá nhân.
Trường hợp cải chính chính sách xử lý thông tin cá nhân, Trung tâm sẽ thông báo trên phần Thông báo tại trang chủ website (hoặc thông báo riêng).
1. Mục đích xử lý thông tin cá nhân
Trung tâm xử lý thông tin cá nhân vì các mục đích nêu tại phần dưới. Trung tâm không sử dụng thông tin cá nhân đã được xử lý cho mục đích khác ngoài các mục đích nêu dưới đây. Trung tâm sẽ gửi yêu cầu đồng ý trước khi thay đổi mục đích sử dụng.
A. Đăng ký, quản lý thành viên (chỉ áp dụng trên ứng dụng điện thoại)
Lưu trữ, xử lý dữ liệu thông tin cá nhân với mục đích: nhận dạng, chứng minh danh tính; duy trì, quản lý thành viên; cung cấp các loại thông báo; giải quyết tranh chấp.
B. Cung cấp dịch vụ
Xử lý thông tin cá nhân với mục đích cung cấp dịch vụ, cung cấp nội dung…
C. Sử dụng trong chiến lược marketing và quảng cáo
Xử lý thông tin cá nhân với mục đích cung cấp các thông tin về sự kiện và thông tin mang tính quảng cáo; cung cấp cơ hội tham gia sự kiện, v.v...
2. Hạng mục thông tin cá nhân thu thập để xử lý và thời gian lưu trữ
a. Trung tâm xử lý, lưu giữ thông tin cá nhân thu thập theo quy định của pháp luật, hoặc thông tin cá nhân được chủ thể thông tin cá nhân đồng ý khi thu thập thông tin cá nhân trong thời gian xử lý, lưu trữ theo quy định.
b. Thời gian xử lý và lưu trữ của từng loại thông tin cá nhân được quy định như sau:
Thông tin cá nhân liên quan đến đăng ký thành viên trên ứng dụng điện thoại sẽ được xử lý và lưu trữ cho mục đích trên, kể từ ngày có xác nhận đồng ý việc thu thập, xử lý.
- Hạng mục thu thập: Số điện thoại di động, mật khẩu, tên đăng nhập (thư điện tử), họ tên
- Căn cứ lưu trữ: Đăng kí thành viên trên ứng dụng điện thoại của Trung tâm
- Thời gian xử lý và lưu trữ: Đến ngày chủ thể tự hủy đăng ký thành viên / Tài khoản trạng thái ngủ: 5 năm tính kể từ ngày tài khoản bị chuyển sang trạng thái ngủ
Thông tin cá nhân liên quan đến việc đăng ký trực tiếp tại Trung tâm sẽ được xử lý và lưu lưu trữ cho mục đích trên kể từ ngày có xác nhận đồng ý việc thu thập, xử lý.
- Hạng mục thu thập: Họ tên, số điện thoại di động
- Căn cứ lưu trữ: Nộp đơn xin đăng ký visa trực tiếp tại Trung tâm
- Thời gian xử lý và lưu trữ: 14 ngày
Thông tin cá nhân liên quan đến việc tư vấn 1:1 trên website Trung tâm sẽ được xử lý và lưu lưu trữ cho mục đích trên kể từ ngày có xác nhận đồng ý việc thu thập, xử lý.
- Hạng mục thu thập: Họ tên, số điện thoại di động, thư điện tử
- Căn cứ lưu trữ: Đăng ký tư vấn 1:1
- Thời gian xử lý và lưu trữ: Lưu trữ trong vòng 3 năm đối với thành viên / 14 ngày đối với trường hợp không phải là thành viên
Quy định của pháp luật có liên quan:
1) Ghi chép về hợp đồng hoặc thu hồi quyết định tham gia hợp đồng: 5 năm
2) Ghi chép liên quan đến việc xử lý phàn nàn hoặc tranh chấp của người dùng: 3 năm
3) Ghi chép về các nội dung hiển thị, quảng cáo: 6 tháng
3. Ủy thác xử lý thông tin cá nhân
a. Trung tâm ủy thác các công việc liên quan đến xử lý thông tin cá nhân như sau, nhằm xử lý các công việc về thông tin cá nhân một cách hiệu quả, nhanh chóng.
- Bên nhận ủy thác: Công ty Cổ phần Hanatour
- Nội dung ủy thác: Điều hành kinh doanh và quản lý website của Trung tâm
- Thời gian ủy thác: Kể từ ngày 02 tháng 05 năm 2019
b. Trung tâm nêu rõ các nội dung như sau trong điều khoản hợp đồng ủy thác tuân theo Điều 25 Luật bảo vệ thông tin cá nhân của Hàn Quốc: cấm xử lý thông tin cá nhân ngoài mục đích cho phép; bảo vệ thông tin cá nhân về mặt kỹ thuật, quản lý; cấm ủy thác lại cho bên thứ 3; giám sát, quản lý bên nhận ủy thác; trách nhiệm bồi thường và những điều khác có liên quan. Trung tâm cũng luôn giám sát bên ủy thác có xử lý, lưu trữ thông tin cá nhân an toàn hay không.
c. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung ủy thác hoặc thay đổi bên nhận ủy thác, Trung tâm sẽ công khai ngay lập tức thông qua chính sách xử lý thông tin cá nhân này.
4. Quyền lợi, nghĩa vụ của chủ thể thông tin cá nhân hoặc người được ủy quyền và cách thức thực hiện quyền lợi, nghĩa vụ
a. Chủ thể thông tin cá nhân có quyền yêu cầu Trung tâm cho xem, điều chỉnh, xóa hay ngừng xử lý thông tin cá nhân bất cứ lúc nào.
b. Chủ thể thông tin cá nhân có thể yêu cầu quyền lợi trong Khoản a Điều 4 chính sách này thông qua văn bản, thư điện tử, gửi điện thư (fax), v.v... tuân theo Khoản 1 Điều 44 Nghị định Luật Bảo vệ Thông tin cá nhân Hàn Quốc. Trung tâm sẽ thực hiện yêu cầu ngay lập tức.
c. Chủ thể thông tin cá nhân có thể ủy quyền cho người thứ 3 hoặc người đại diện theo pháp luật để yêu cầu quyền lợi trong Khoản a Điều 4 chính sách này. Trong trường hợp này, người yêu cầu phải nộp thêm Giấy ủy quyền theo Mẫu số 11 đính kèm Quy tắc thi hành Luật Bảo vệ Thông tin cá nhân Hàn Quốc.
d. Khoản 5 Điều 35, Khoản 2 Điều 37 Luật Bảo vệ Thông tin cá nhân Hàn Quốc có thể giới hạn quyền lợi của chủ thể thông tin cá nhân khi yêu cầu xem, ngừng xử lý thông tin cá nhân của chủ thể đó.
đ. Chủ thể thông tin cá nhân không được yêu cầu điều chỉnh hoặc xóa thông tin cá nhân nếu thông tin cá nhân đó thuộc đối tượng thông tin cá nhân bắt buộc thu thập được nêu trong các quy định, luật pháp khác có liên quan.
e. Khi nhận được yêu cầu cho xem, điều chỉnh, xóa, ngừng xử lý thông tin cá nhân theo quyền lợi của chủ thể thông tin cá nhân thì Trung tâm sẽ xác nhận người yêu cầu là bản thân chủ thể thông tin cá nhân hoặc là người được ủy quyền chính đáng hay không.
5. Hủy thông tin cá nhân
- Thủ tục hủy
Thông tin cá nhân do chủ thể thông tin cá nhân cung cấp sẽ được chuyển sang cơ sở dữ liệu (database) riêng sau khi hoàn thành xử lý bằng mục đích ban đầu, lưu trữ trong thời hạn nhất định tuân theo luật pháp liên quan và tự động được hủy bỏ. Thông tin cá nhân được chuyển sang cơ sở dữ liệu (database) riêng không được xử lý cho mục đích khác, trừ trường hợp được quy định trong luật pháp.
- Thời hạn hủy
Thông tin cá nhân quá hạn lưu trữ sẽ được hủy bỏ trong vòng 5 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn lưu trữ. Thông tin cá nhân đã hoàn thành xử lý theo mục đích ban đầu; dịch vụ sử dụng thông tin cá nhân đó bị ngừng cung cấp, chấm dứt; hoặc không cần thiết thu thập, lưu trữ, xử lý thông tin cá nhân đó vì các mục đích khác thì thông tin cá nhân sẽ được hủy bỏ trong vòng 5 ngày kể từ ngày xác định là không cần thiết các thông tin cá nhân đó.
- Phương pháp hủy
Thông tin cá nhân lưu trữ dưới dạng điện tử sẽ sử dụng phương pháp kĩ thuật hủy không cho phép phục hồi dữ liệu.
Thông tin cá nhân trên giấy sẽ được hủy bằng máy hủy tài liệu hoặc đốt cháy thiêu rụi.
6. Lắp đặt, vận hành thiết bị thu thập tự động thông tin cá nhân và nội dung liên quan đến việc từ chối
1. Trung tâm sử dụng “cookie”, một loại tệp tin lưu trữ thông tin truy cập và được sử dụng thường xuyên để cung cấp dịch vụ phù hợp cho từng cá nhân.
2. “Cookie” tệp tin có lượng thông tin nhỏ do máy chủ (http) điều hành trang web của trung tâm gửi đến trình duyệt của người dùng, tệp tin này cũng có thể được lưu lại trong bộ đĩa cứng (HDD hoặc SSD) máy tính của người dùng.
a. Mục đích sử dụng cookie: Ghi nhận các nội dung như: các loại dịch vụ người dùng đã từng sử dụng; các loại trang web người dùng đã truy cập và hình thức truy cập; từ khóa tìm kiếm thường xuyên; kiểm tra giao thức truy cập có bảo mật hay không; và một số thông tin khác; nhằm cung cấp thông tin tối ưu hóa cho từng người dùng.
b. Cho phép, vận hành và từ chối cookie: người dùng có thể từ chối lưu Cookie bằng cách như sau: thanh công cụ của trình duyệt > Internet Options (Settings) > Thông tin cá nhân và bảo mật > thao tác từ chối cookie.
c. Trang web có thể đưa ra nội dung chưa được tối ưu hóa cho người dùng nếu người dùng từ chối lưu và sử dụng cookie.
7. Chỉ định người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân
1. Trung tâm quản lý và chịu trách nhiệm chính trong các công việc xử lý thông tin cá nhân, và chỉ định người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân với nội dung như sau để xử lý các nội dung: xử lý khiếu nại, giải quyết thiệt hại của chủ thể thông tin cá nhân liên quan đến công việc xử lý thông tin cá nhân.
▶ Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân
Họ và tên : PAIK DAE JOONG
Chức danh : Giám Đốc Chi Nhánh
Số điện thoại: +84 28 7101 1212; email: kvac.hcm@visaforkorea-hc.com
※ Khi liên hệ, người dùng sẽ được kết nối với bộ phận phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân.
2. Trong quá trình sử dụng các dịch vụ (hoặc các dự án) của Trung tâm, chủ thể thông tin cá nhân có thể: đặt câu hỏi liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân; xử lý khiếu nại; giải quyết thiệt hại; và các vấn đề khác liên quan đến thông tin cá nhân cho người phụ trách và bộ phận phụ trách.
Trung tâm sẽ tiến hành trả lời và xử lý ngay các câu hỏi của chủ thể thông tin cá nhân.
8. Thay đổi chính sách xử lý thông tin cá nhân
① Chính sách xử lý thông tin cá nhân này được áp dụng kể từ ngày áp dụng. Trung tâm sẽ thông báo 7 ngày trước khi áp dụng chính sách mới trong trường hợp có bổ sung, xóa hoặc điều chỉnh nội dung thay đổi theo quy định của pháp luật hoặc chủ trương chính sách.
Số phiên bản Chính sách xử lý thông tin cá nhân 1.1
Ngày áp dụng chính sách xử lý thông tin cá nhân Ngày 2 tháng 5 năm 2019
Ngày thay đổi cuối cùng chính sách xử lý thông tin cá nhân Ngày 27 tháng 11 năm 2023
9. Đảm bảo tính an toàn của thông tin cá nhân
a. Giảm thiểu tối đa và tiến hành đào tạo các nhân viên xử lý thông tin cá nhân
Trung tâm thực hiện chính sách chỉ định nhân viên xử lý thông tin cá nhân, giới hạn và giảm thiểu tối đa số người phụ trách để quản lý thông tin cá nhân.
b. Mã hóa dữ liệu thông tin cá nhân
Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân của người dùng sau khi mã hóa, chỉ chủ thể thông tin cá nhân được biết thông tin của bản thân. Đồng thời, các dữ liệu thông tin cá nhân quan trọng áp dụng các chức năng bảo mật như: mã hóa dữ liệu, mã hóa dữ liệu gửi đi, khóa tệp tin.
c. Giới hạn tiếp cận dữ liệu thông tin cá nhân
Trung tâm thực hiện kiểm soát tiếp cận dữ liệu thông tin cá nhân thông qua việc cho phép, thay đổi, hủy quyền hạn tiếp cận hệ thống dữ liệu thông tin cá nhân dùng để xử lý thông tin cá nhân. Đồng thời, Trung tam sử dụng hệ thống ngăn chặn xâm nhập để kiểm soát tiếp cận trái phép từ bên ngoài.
d. Sử dụng thiết bị an ninh để bảo mật văn bản
Trung tâm chỉ bảo quản các hồ sơ, thiết bị lưu trữ phụ trợ chứa thông tin cá nhân trong những khu vực bảo mật có các thiết bị khóa.
