Chính sách bảo mật thông tin cá nhân

Trung tâm đăng ký visa Hàn Quốc (viết tắt là "Trung tâm") bảo vệ thông tin cá nhân và quyền lợi của người dùng theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân, đồng thời xây dựng chính sách với nội dung như sau để có thể xử lý tốt những vấn đề của người dùng liên quan đến thông tin cá nhân.

Trường hợp cải chính chính sách xử lý thông tin cá nhân, Trung tâm sẽ thông báo trên phần Thông báo tại trang chủ website (hoặc thông báo riêng). 

                                                                      

1. Mục đích xử lý thông tin cá nhân

Trung tâm xử lý thông tin cá nhân vì các mục đích nêu tại phần dưới. Trung tâm không sử dụng thông tin cá nhân đã được xử lý cho mục đích khác ngoài các mục đích nêu dưới đây. Trung tâm sẽ gửi yêu cầu đồng ý trước khi thay đổi mục đích sử dụng.

A. Đăng ký, quản lý thành viên (chỉ áp dụng trên ứng dụng điện thoại)

Lưu trữ, xử lý dữ liệu thông tin cá nhân với mục đích: nhận dạng, chứng minh danh tính; duy trì, quản lý thành viên; cung cấp các loại thông báo; giải quyết tranh chấp.

B. Cung cấp dịch vụ

Xử lý thông tin cá nhân với mục đích cung cấp dịch vụ, cung cấp nội dung…

C. Sử dụng trong chiến lược marketing và quảng cáo                           

Xử lý thông tin cá nhân với mục đích cung cấp các thông tin về sự kiện và thông tin mang tính quảng cáo; cung cấp cơ hội tham gia sự kiện, v.v...

 

2. Hạng mục thông tin cá nhân thu thập để xử lý và thời gian lưu trữ

a. Trung tâm xử lý, lưu giữ thông tin cá nhân thu thập theo quy định của pháp luật, hoặc thông tin cá nhân được chủ thể thông tin cá nhân đồng ý khi thu thập thông tin cá nhân trong thời gian xử lý, lưu trữ theo quy định.

b. Thời gian xử lý và lưu trữ của từng loại thông tin cá nhân được quy định như sau:

Thông tin cá nhân liên quan đến đăng ký thành viên trên ứng dụng điện thoại sẽ được xử lý và lưu trữ cho mục đích trên, kể từ ngày có xác nhận đồng ý việc thu thập, xử lý.

- Hạng mục thu thập: Số điện thoại di động, mật khẩu, tên đăng nhập (thư điện tử), họ tên

- Căn cứ lưu trữ: Đăng kí thành viên trên ứng dụng điện thoại của Trung tâm

- Thời gian xử lý và lưu trữ: Đến ngày chủ thể tự hủy đăng ký thành viên / Tài khoản trạng thái ngủ: 5 năm tính kể từ ngày tài khoản bị chuyển sang trạng thái ngủ 


Thông tin cá nhân liên quan đến việc đăng ký trực tiếp tại Trung tâm sẽ được xử lý và lưu lưu trữ cho mục đích trên kể từ ngày có xác nhận đồng ý việc thu thập, xử lý.

- Hạng mục thu thập: Họ tên, số điện thoại di động

- Căn cứ lưu trữ: Nộp đơn xin đăng ký visa trực tiếp tại Trung tâm

- Thời gian xử lý và lưu trữ: 14 ngày

 

Thông tin cá nhân liên quan đến việc tư vấn 1:1 trên website Trung tâm sẽ được xử lý và lưu lưu trữ cho mục đích trên kể từ ngày có xác nhận đồng ý việc thu thập, xử lý. 

- Hạng mục thu thập: Họ tên, số điện thoại di động, thư điện tử

- Căn cứ lưu trữ: Đăng ký tư vấn 1:1

- Thời gian xử lý và lưu trữ: Lưu trữ trong vòng 3 năm đối với thành viên / 14 ngày đối với trường hợp không phải là thành viên

 

Quy định của pháp luật có liên quan:

1) Ghi chép về hợp đồng hoặc thu hồi quyết định tham gia hợp đồng: 5 năm

2) Ghi chép liên quan đến việc xử lý phàn nàn hoặc tranh chấp của người dùng: 3 năm

3) Ghi chép về các nội dung hiển thị, quảng cáo: 6 tháng     


3. Ủy thác xử lý thông tin cá nhân                                                            

a. Trung tâm ủy thác các công việc liên qua nđến xử lý thông tin cá nhân như sau, nhằm xử lý các công việc về thông tin cá nhân hiệu quả, nhanh chóng.

- Bên nhận ủy thác: Công ty Cổ phần Hanatour

- Nội dung ủy thác: Điều hành kinh doanh và website của Trung tâm 

- Thời gian ủy thác: Kể từ ngày 02 tháng 05 năm 2019

b. Sau khi Trung tâm nêu rõ các nội dung như sau trong điều khoản hợp đồng ủy thác theo Điều 25 Luật bảo vệ thông tin cá nhân của Hàn Quốc: cấm xử lý thông tin cá nhân ngoài mục đích cho phép; bảo vệ thông tin cá nhân về mặt kỹ thuật, quản lý;  cấm ủy thác lại cho bên thứ 3; giám sát, quản lý bên nhận ủy thác; trách nhiệm bồi thường và những điều khác có liên quan. Trung tâm cũng luôn giám sát bên ủy thác có xử lý, lưu trữ thông tin cá nhân an toàn hay không.

c. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung ủy thác hoặc thay đổi bên nhận ủy thác, Trung tâm sẽ công khai ngay lập tức thông qua chính sách xử lý thông tin cá nhân này.

 

4. Quyền lợi, nghĩa vụ và cách thức thi hành quyền lợi, nghĩa vụ của chủ thể thông tin và người được ủy quyền về mặt pháp lý

 Chủ thể thông tin có thể thi hành quyền lợi của mình về việc yêu cầu trung tâm đăng kí visa  xem, điều chỉnh, xóa hay ngừng xử lý thông tin cá nhân bất cứ khi nào.

 Việc thi hành quyền lợi theo điểm 1 có thể được thực hiện thông qua văn bản, thư điện tử, gửi fax… theo khoản 1 điều 44 Nghị định của Luật bảo vệ thông tin cá nhân, và trung tâm đăng kí visa sẽ tiến hành xử lý các nội dung này ngay lập tức.

 Việc thi hành quyền lợi theo khoản 1 có thể được thực hiện thông qua người được ủy quyền về mặt pháp lý của chủ thể thông tin hoặc người được ủy nhiệm. Trong trường hợp này phải nộp giấy ủy nhiệm theo mẫu số 11 đính kèm Quy tắc thi hành Luật bảo vệ thông tin cá nhân.

 Yêu cầu xem và ngừng xử lý thông tin cá nhân có thể giới hạn quyền lợi của chủ thể thông tin theo khoản 5 điều 35, khoản 2 điều 37 Luật bảo vệ thông tin cá nhân.

 Yêu cầu điều chỉnh và xóa thông tin cá nhân trong trường hợp có ghi rõ đối tượng thu thập thông tin cá nhân đó theo các quy định luật khác thì không thể yêu cầu xóa thông tin đó.

 Trung tâm đăng kí visa xác nhận xem người yêu cầu điều chỉnh, xóa, yêu cầu ngừng xử lý theo quyền lợi của chủ thể thông tin… là bản thân người đó hay là người được ủy quyền chính đáng. 

 

5. Hủy thông tin cá nhân

- Thủ tục hủy                                                               

Thông tin mà người dùng đã nhập sau khi đã đạt được mục đích thì sẽ được chuyển sang DB riêng (trường hợp là hồ sơ giấy thì sẽ chuyển sang hồ sơ riêng), và sau khi bảo quản trong thời gian nhất định theo chính sách nội bộ và các quy định luật khác thì sẽ được tiến hành hủy ngay. Lúc này, những thông tin cá nhân đã được chuyển sang DB, trừ trường hợp có quy định luật khác, sẽ không được sử dụng với mục đích khác. 

- Thời hạn hủy                                                             

Thông tin cá nhân của người dùng trong trường hợp đã vượt quá thời gian bảo lưu của thông tin cá nhân thì trong vòng 5 ngày tính từ ngày kết thúc của thời gian bảo lưu, khi nhận thấy thông tin cá nhân đó không còn cần thiết cho việc đạt mục đích xử lý thông tin cá nhân, hủy dịch vụ tương ứng, kết thúc dự án… thì sẽ hủy thông tin cá nhân đó trong 5 ngày, tính từ ngày thừa nhận là không cần thiết phải xử lý thông tin cá nhân.

- Phương pháp hủy                                                     

Các thông tin dạng tập tin điện tử sẽ sử dụng phương pháp kĩ thuật mà không thể phục hồi lại những ghi chép đó.

Các thông tin cá nhân được in trên giấy sẽ được hủy bằng máy hủy tài liệu hoặc sẽ được hủy thông qua việc đốt bỏ.

 

6. Lắp đặt, vận hành thiết bị thu thập tự động thông tin cá nhân và nội dung liên quan đến việc từ chối

 Trung tâm đăng kí thị thực lưu thông tin sử dụng và thường xuyên sử dụng “cookie” để cung cấp dịch vụ phù hợp với từng cá nhân. 

 “Cookie” là thông tin số lượng nhỏ do server (http), được sử dụng để điều hành website gửi đến browser máy tính của người dùng, và cũng có thể lưu trong ổ cứng bên trong máy tính của những người dùng.  

a. Mục đích sử dụng cookie: Được sử dụng để nắm bắt các nội dung như khi người dùng sử dụng các dịch vụ tại trung tâm, sử dụng các website và hình thái sử dụng, từ khóa tìm kiếm nhiều nhất, có truy cập bảo mật hay không… và cung cấp các thông tin tối ưu nhất cho người dùng.

b. Lắp đặt, vận hành và từ chối Cookie: Có thể từ chối lưu Cookie thông qua thanh công cụ của Web browser > Internet Options > Cài đặt lựa chọn của menu thông tin cá nhân.

c. Trường hợp từ chối lưu Cookie, có thể sẽ phát sinh một số vấn đề khi sử dụng dịch vụ phù hợp với cá nhân.

 

7. Chỉ định người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân                                           

 Trung tâm đăng kí thị thực chịu trách nhiệm chính trong các công việc xử lý thông tin cá nhân, và chỉ định người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân với nội dung như sau để xử lý các nội dung không hài lòng và hỗ trợ thiệt hại của chủ thể thông tin liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân.

 Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân                                                                   

Họ và tên : Paik Dae Joong                                                    

Chức trách :  Giám Đốc Chi Nhánh                                                                                                       

Số điện thoại: +84 28 7101 1212, kvac.hcm@visaforkorea-hc.com

※ Sẽ kết nối với bộ phận phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân.                                 

                                   

 Chủ thể thông tin trong quá trình sử dụng các dịch vụ (hoặc các dự án) của trung tâm đăng kí thị thực có thể đặt câu hỏi với người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân và bộ phận phụ trách về tất cả các nội dung thắc mắc, xử lý các nội dung không hài lòng, hỗ trợ thiệt hại… liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân.

Trung tâm đăng kí thị thực sẽ tiến hành trả lời và xử lý ngay đối với các câu hỏi của chủ thể thông tin.

 

8. Thay đổi chính sách xử lý thông tin cá nhân                                                     

 Chính sách xử lý thông tin cá nhân này được áp dụng từ ngày thi hành, trường hợp có bổ sung, xóa hoặc điều chỉnh nội dung thay đổi theo quy định luật và chính sách thì sẽ công khai qua các nội dung thông báo từ 7 ngày trước khi thi hành nội dung thay đổi. 

Số version chính sách xử lý thông tin cá nhân 1.1

Ngày thi hành chính sách xử lý thông tin cá nhân Ngày 2 tháng 5 năm 2019

Ngày thay đổi cuối cùng chính sách xử lý thông tin cá nhân Ngày 27 tháng 11 năm 2023

 

 

9. Thực hiện đảm bảo tính an toàn cho thông tin cá nhân

a. Giảm thiểu tối đa và tiến hành đào tạo các nhân viên xử lý thông tin cá nhân                   

Chỉ định nhân viên xử lý thông tin cá nhân, giới hạn và giảm thiểu tối đa số người phụ trách và thi hành các đối sách quản lý thông tin cá nhân.

b. Mã hóa thông tin cá nhân                                                        

Thông tin cá nhân của người dùng đã được mã hóa có mật mã, được lưu và quản lý, chỉ có cá nhân người dùng biết. Đồng thời, các dữ liệu quan trọng cũng được áp dụng các chức năng bảo mật như mã hóa tập tin và dữ liệu gửi đi, hay sử dụng các chức năng khóa tập tin riêng.   

c. Giới hạn tiếp cận thông tin cá nhân                                       

Thông qua việc cho phép, thay đổi, hủy quyền hạn tiếp cận hệ thống Database dùng để xử lý thông tin cá nhân để tiến hành các biện pháp cần thiết nhằm kiểm soát việc tiếp cận thông tin cá nhân. Đồng thời sử dụng hệ thống ngăn chặn xâm nhập để kiểm soát việc tiếp cận trái phép từ bên ngoài.

d. Sử dụng thiết bị khóa để bảo mật văn bản                                             

Bảo quản các hồ sơ, thiết bị lưu bổ trợ có chứa thông tin cá nhân tại những khu vực an toàn có các thiết bị khóa.